Zasady ewidencjonowania czasu pracy pracowników – od grafiku do prawidłowego rozliczenia nadgodzin
- 24 listopada 2026r. godz. 09:00 - 15:00
- Czas trwania szkolenia: 7 godz. lekcyjne
- Szkolenie prowadzone jest w formule on-line (tzw. webinar). Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy Teams
Wykładowca: ALDONA WIEJAK-GŁUSZKO - prawnik, specjalista ds. prawa pracy z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ukończyła aplikację sądową. Doświadczenie zawodowe nabyła pracując jako specjalista w Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie w latach 2008-2019, gdzie udzielała porad prawnych, przygotowywała analizę i opinie prawne z zakresu prawa pracy, zajmowała się współpracą z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe). Współpracowała z lokalnymi mediami oraz brała czynny udział akcjach promocyjno-prewencyjnych organizowanych przez PIP. Obecnie prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla pracodawców, pracowników oraz związków zawodowych.
Program szkolenia:
1. Dokumentacja czasu pracy i obowiązki pracodawcy
- Podstawowe pojęcia związane z czasem pracy: norma czasu pracy, wymiar czasu pracy, rozkład czasu pracy, okres rozliczeniowy i doba pracownicza.
- Ewidencja czasu pracy a lista obecności, harmonogram i rejestr wejść oraz wyjść.
- Obowiązek prowadzenia dokumentacji czasu pracy dla każdego pracownika.
- Zakres informacji ujmowanych w ewidencji czasu pracy.
- Dokumentowanie:
- pracy w poszczególnych dobach;
- godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- pracy w porze nocnej;
- pracy w niedziele i święta;
- pracy w dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy;
- dyżurów i pozostawania w gotowości;
- urlopów, zwolnień i innych usprawiedliwionych nieobecności;
- wyjść prywatnych i odpracowania czasu zwolnienia;
- pracy zdalnej i hybrydowej.
- Ewidencja elektroniczna i papierowa – zasady organizacji, dostęp do dokumentacji i możliwość wykazania rzetelności zapisów.
- Odpowiedzialność za prawidłowość dokumentacji czasu pracy.
- Najczęstsze błędy w dokumentacji i ich konsekwencje dla pracodawcy.
2. Planowanie czasu pracy – grafiki, harmonogramy i rozkłady
- Różnice między rozkładem czasu pracy, harmonogramem a grafikiem.
- Elementy prawidłowego harmonogramu.
- Ustalanie harmonogramu z uwzględnieniem:
- wymiaru czasu pracy;
- okresu rozliczeniowego;
- odpoczynku dobowego i tygodniowego;
- przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
- niedziel i świąt;
- pracy zmianowej;
- systemu równoważnego czasu pracy;
- ruchomego i indywidualnego rozkładu czasu pracy.
- Zasady przekazywania harmonogramu pracownikom i jego zmiany.
- Planowanie czasu pracy w organizacji z pracą zdalną lub hybrydową.
- Warsztat: „Czy ten grafik jest prawidłowy?” – analiza przykładowych harmonogramów.
3. Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy – praktyka
- Jak prawidłowo przenieść informacje z grafiku, systemu rejestracji czasu pracy i dokumentów kadrowych do ewidencji.
- Zapisy dotyczące rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Ewidencjonowanie przerw w pracy.
- Dokumentowanie pracy w dniu wolnym, niedzielę i święto.
- Rozliczanie nieobecności i zwolnień od pracy.
- Korekta błędnych zapisów – zasady, sposób udokumentowania i ślad audytowy.
- Ewidencja czasu pracy przy różnych systemach czasu pracy.
- Ewidencja pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
- Zapisy dotyczące pracy nadliczbowej i dyżurów.
- Praca warsztatowa: uzupełnienie ewidencji czasu pracy na podstawie przygotowanego stanu faktycznego.
- Checklista osoby weryfikującej ewidencję czasu pracy.
4. Praca nadliczbowa – zasady zlecania i kwalifikowania
- Pojęcie pracy nadliczbowej.
- Dopuszczalność pracy nadliczbowej i sytuacje uzasadniające jej polecenie.
- Forma polecenia pracy nadliczbowej – polecenie wyraźne i polecenie dorozumiane.
- Praca nadliczbowa a zgoda pracownika.
- Ograniczenia dotyczące pracy nadliczbowej.
- Ustalanie przekroczenia:
- dobowej normy czasu pracy;
- przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy;
- średniotygodniowej normy czasu pracy;
- wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
- Różnice między przekroczeniem dobowym i średniotygodniowym.
- Praca nadliczbowa a czas wolny, dyżur i gotowość do pracy.
- Przekroczenia czasu pracy w systemie równoważnym.
- Praca nadliczbowa i ponadwymiarowa pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.
- Znaczenie ustalenia w umowie o pracę limitu godzin ponadwymiarowych.
- Praktyczne skutki różnych sposobów kwalifikowania przekroczeń średniotygodniowych.
- Ćwiczenie: kwalifikowanie godzin przepracowanych ponad plan oraz ustalanie liczby nadgodzin.
5. Rekompensata za nadgodziny, pracę w sobotę, niedzielę i święto
- Normalne wynagrodzenie za pracę nadliczbową.
- Dodatek za pracę nadliczbową – kiedy stosuje się 50%, a kiedy 100%.
- Ustalanie dodatku przy stałych i zmiennych składnikach wynagrodzenia.
- Rekompensata czasem wolnym:
- na wniosek pracownika;
- z inicjatywy pracodawcy;
- zasady ustalania wymiaru czasu wolnego.
- Praca w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy:
- zasady udzielania dnia wolnego;
- sytuacja, gdy udzielenie dnia wolnego nie jest możliwe;
- rozliczanie pracy przez część dnia;
- wpływ pracy w dniu wolnym na ewidencję czasu pracy.
- Praca w niedzielę i święto:
- zasady dopuszczalności;
- zapewnienie dnia wolnego;
- rekompensata finansowa w sytuacjach, gdy dzień wolny nie może zostać udzielony.
- Organizowanie pracy w niedziele i święta.
6. Praca w porze nocnej i szczególne przypadki rozliczeniowe
- Prawidłowe ustalenie pory nocnej u pracodawcy.
- Praca w porze nocnej a praca zmianowa.
- Ograniczenia dotyczące zatrudniania określonych grup pracowników w porze nocnej.
- Ustalanie dodatku za pracę w porze nocnej.
- Praca nadliczbowa w porze nocnej.
- Praca w niedzielę lub święto przypadające w porze nocnej.
- Sposób dokumentowania pracy nocnej w ewidencji czasu pracy.
- Praktyczne problemy związane z przejściem pracownika przez północ.
7. Kadra zarządzająca
- Kto jest pracownikiem zarządzającym zakładem pracy w imieniu pracodawcy?
- Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych a pozostali pracownicy na stanowiskach kierowniczych.
- Zasady rekompensaty za pracę poza normalnymi godzinami pracy.
- Kiedy pracownik zarządzający może mieć prawo do wynagrodzenia lub dodatku za pracę nadliczbową?
- Praca kadry zarządzającej w sobotę, niedzielę i święto.
- Odpoczynek dobowy i tygodniowy kadry zarządzającej.
- Stanowiska organów kontrolnych i orzecznictwa dotyczące rekompensaty za pracę kadry zarządzającej.
- Najczęstsze ryzyka kadrowe związane z nieprawidłowym rozliczaniem kadry zarządzającej.
Odpłatność:
· 450 zł. - od osoby za szkolenie
· 420 zł. - członkowie O/O w Kielcach będący płatnikiem za szkolenie
Warunkiem korzystania ze zniżek dla członków są na bieżąco opłacone składki.
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie wpłaty na nasze konto zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Niepublicznej Placówki Kształcenia Ustawicznego.
Informacje dodatkowe:
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest nadesłanie karty zgłoszenia poprzez formularz online na stronie internetowej oraz dokonanie wpłaty na nasze konto ING Bank Śląski 09 1050 1416 1000 0090 3040 1757 do dnia poprzedzającego szkolenie. Jeżeli do dnia poprzedzającego szkolenie należność ureguluje zbyt mała ilość osób to szkolenie zostanie odwołane (informacja zostanie wysłana drogą mailową).
Rezygnacja ze szkolenia musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej (za pośrednictwem poczty mailowej) zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Oddziału Okręgowego w Kielcach (kliknij tutaj). Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów szkolenia przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w szkoleniu nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności.
Karta zgłoszenia jest prawnie wiążącą umową zawartą pomiędzy organizatorem szkolenia a zgłaszającym.
Uczestnictwo w szkoleniu potwierdzone jest imiennym zaświadczeniem.
Realizacja kursu uzależniona jest od ilości osób zainteresowanych powyższą tematyką.
