Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dobrowolny i obowiązkowy - online
23 września 2025 od godziny 9:00 (7 godzin lekcyjnych)
Szkolenie adresowane jest do pracowników pionów finansowo-księgowych oraz pracowników i właścicieli biur rachunkowych prowadzących usługowo księgi rachunkowe.
Przepisy o dobrowolnym KSeF obowiązują od roku 2022. Dodatkowo uchwalono już przepisy o obowiązkowym KSeF, które będą obowiązywać od lipca 2024 r. Częściowo przepisy te wprowadziły też zmiany już od września 2023 r.
Do tej pory faktury funkcjonowały w wizualnej formie (papierowej lub elektronicznej). Wprowadzenie KSeF zmieni w znaczny sposób wystawianie i otrzymywania faktur w obrocie krajowym, co znacząco również wpłynie na obieg dokumentów w firmie (szczególnie w dużych podmiotach gospodarczych lub u takich specyficznych podatników VAT jak jednostki samorządu terytorialnego, lub grupy VAT).
W trakcie szkolenie omówimy zatem zagadnienia związane z KSeF z punktu widzenia obiegu dokumentów w firmie.
WYKŁADOWCA: Michał Gabrysiak -Ekspert z zakresu krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego i Partner w Tax Support Center Sp. z o.o. Wieloletni pracownik renomowanych spółek doradztwa podatkowego (BIG 4). Absolwent Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego. Posiadaja wieloletnie doświadczenie w stosowaniu polskiego i międzynarodowego prawa podatkowego. Specjalizuje się w zagadnieniach z zakresu podatku VAT, ze szczególnych uwzględnieniem obrotu międzynarodowego. Wieloletni i doświadczony wykładowca i trener wielu renomowanych firm. Autor licznych publikacji publikowanych m.in. w Rzeczpospolitej, pozycjach wydawnictwa Difin, Presscom WoltersKluwer i innych.
OPŁATA:
Warunkiem korzystania ze zniżek dla członków są na bieżąco opłacone składki.
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie wpłaty na nasze konto zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Niepublicznej Placówki Kształcenia Ustawicznego.
PROGRAM:
I. Pojęcie faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF):
- definicja faktury ustrukturyzowanej,
- okres przechowywania faktur przez KSeF,
- obowiązek i okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych oraz zakupowych) - w jakich sytuacjach należy zabezpieczyć dane faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie?
- obowiązek przekazania faktur ustrukturyzowanych na żądanie organów podatkowych,
- sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF krajowym kontrahentom,
- sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF zagranicznym kontrahentom,
- czy można wystawić lub uzyskać duplikat faktury ustrukturyzowanej?I
II. Numer systemowy nadany fakturze przez KSeF:
- nr faktury a numer systemowy nadawany przez KSeF,
- znaczenie numeru systemowego nadawanego przez KSeF,
- elementy nr systemowego KSeF,
- czy nr KSeF należy umieszczać na fakturze przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
- sposób ujęcia faktury wystawionej w KSeF w JPK oraz innych księgach podatkowych,
- czy nr systemowy KSeF powinien być umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej?
- kod QR umieszczany na fakturach wystawionych w KSeF przekazanych nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej - obowiązek, znaczenie oraz zawartość danych w kodzie QR,
III. Płatności za faktury ustrukturyzowane - znaczenie numeru KSeF
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności od lutego 2026 r.,
- specyfika płatności za faktury ustrukturyzowana przy użyciu zwykłego przelewu po zmianach.
- przelewy zbiorcze za faktury ustrukturyzowane - zbiorczy identyfikator przelewy generowany przez KSeF,
- zapłata zaliczek przy użyciu podzielonej płatności a faktury ustrukturyzowane,
IV. Data wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:
- data wystawienia oraz otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
- data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF a termin płatności,
- data wystawienia faktury widoczna na wydruku lub obrazie faktury a prawna data wystawienia,
- faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej).
V. Dostęp do zakupowych oraz sprzedażowych faktur ustrukturyzowanych:
- dostęp do faktur poprzez interfejs KSeF Ministerstwa Finansów,
- bezpośredni dostęp do faktur poprzez program księgowy podatnika,
VI. Funkcjonowanie faktur papierowych i elektronicznych w okresie obowiązkowego KSeF od lutego 2026 r.:
- bilety stanowiące faktury,
- paragony stanowiące faktury uproszczone,
- faktury wystawiane bezpośrednio z kas rejestrujących,
- faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF (tzw. tryb „offline”),
- faktury wystawione w okresie awarii KSeF,
- faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- faktury wystawione w KSeF otrzymane przez nabywcę w innej formie (papierowej lub elektronicznej) od lutego 2025 r. - znaczenie kodu QR,
- tworzenie wydruków oraz elektronicznych obrazów faktur wystawionych w KSeF na wewnętrzne potrzeby firmy (np. dokonania merytorycznych opisów przez pracowników),
- sprawny przepływ finansowy - informowanie nabywców o dostępności faktury zakupowej w KSeF oraz terminie jej płatności - np. czy można wysłać nabywcy informacyjnie obraz pdf faktury wystawionej w KSeF?
- czy można robić wydruki lub elektroniczne obrazy faktur ustrukturyzowanych na potrzeby wewnętrzne firmy - np. w celu dokonania opisów merytorycznych przez pracowników?
VII. Dokumenty towarzyszące fakturom wystawionym w KSeF oraz załącznik do faktur:
- przekazywanie wydruków lub elektronicznych obrazów faktur wystawionych i otrzymanych w KSeF w celach handlowych - czy to będzie możliwe i zgodne z prawem, a jeżeli tak, to na jakich zasadach?
- czy w KSeF będzie można dodawać do faktur dodatkowe dokumenty (np. WZ, Zmówienie, CMR itp.),
- czy w KSeF będzie można dodawać do faktur załączniki (np. wykaz faktur korygowanych, wykaz usług wykonanych w danym miesiącu, protokół odbioru robót itp.),
- czy do faktur korygujących wystawionych w KSeF należy gromadzić dokumentację, z której wynika uzgodnienie warunków korekty,
VIII. Wskazanie „Podmiotu 3” w fakturze wystawionej w KSeF:
- w jakich sytuacjach wskazuje się „Podmiot 3” na fakturach ustrukturyzowanych,
- istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na rzecz jednostek samorządu terytorialnego,
- istotne znaczenie wskazania „Podmiotu 3” w przypadku dokumentowania sprzedaży na podmiotu będącego członkiem Grupy VAT,
- inne sytuacje, w których istotne będzie wykazanie „Podmiotu 3” na fakturze ustrukturyzowanej - np. faktoring, zakupy dokonywane przez pracowników, za które zapłata następuje środkami powierzonymi przez pracodawcę, powierzenie towarów podmiotowi innemu niż nabywca towarów (odbiorcy) itp.
IX. Korzystanie z KSeF oraz nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF przez inne osoby i podmioty:
- rozpoczęcie korzystania z KSeF - jakie narzędzia autoryzacyjne są niezbędne?
- wyznaczanie „Administratora KSeF” przez podmioty niebędące osobami fizycznymi (formularz ZAW-FA),
- rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
- sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla osoby fizycznej (np. pracownika),
- sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF dla podmiotu działającego w formie innej niż jednoosobowa działalność gospodarcza (np. kontrahent w ramach samofakturowania),
- dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podmioty, które są częścią „zbiorowych” podatników VAT (jednostki budżetowa w jednostkach samorządów terytorialnego, członkowie grup VAT),
- tokeny jako narzędzie autoryzacyjne do określonych operacji w KSeF (np. dostęp do faktur wystawionych w KSeF, wystawianie faktur w KSeF) - możliwość automatyzacji procesu wystawiania i otrzymywania faktur w KSeF,
- odpowiedzialność karno-skarbowa osób lub podmiotów korzystających z uprawnień do wykonywania określonych czynności w KSeF.
X. Inne sytuacje dokumentacyjne związane z fakturami ustrukturyzowanymi:
- prawna data otrzymania faktury w KSeF dla celów rozliczeń cywilno-prawnych,
- brak akceptacji nabywcy w stosunku do faktury otrzymanej w KSeF - jak to zrobić w związku z brakiem możliwości odesłania faktury,
- faktury wystawiane w KSeF w celu wyłudzeń,
- czy można otrzymać duplikat faktury wystawionej w KSeF?
- czy nota korygująca do faktury ustrukturyzowanej jest skuteczna prawnie?
- czy można anulować fakturę wystawioną w KSeF?
INFORMACJE DODATKOWE
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest nadesłanie karty zgłoszenia poprzez formularz online na stronie internetowej oraz dokonanie wpłaty na nasze konto ING Bank Śląski 09 1050 1416 1000 0090 3040 1757 do dnia poprzedzającego szkolenie. Jeżeli do dnia poprzedzającego szkolenie należność ureguluje zbyt mała ilość osób to szkolenie zostanie odwołane (informacja zostanie wysłana drogą mailową).
Rezygnacja ze szkolenia musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej (za pośrednictwem poczty mailowej) zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Oddziału Okręgowego w Kielcach (kliknij tutaj). Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów szkolenia przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w szkoleniu nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności.
Karta zgłoszenia jest prawnie wiążącą umową zawartą pomiędzy organizatorem szkolenia a zgłaszającym.
Uczestnictwo w szkoleniu potwierdzone jest imiennym zaświadczeniem.
Realizacja kursu uzależniona jest od ilości osób zainteresowanych powyższą tematyką.